Tüm BTÜ personelinin; T.C. Anayasası, YÖK Kanunu ve Devlet Memurları Kanunu hükümleri çerçevesinde; dil, din, mezhep, ırk, renk, etnik köken, cinsiyet, kimlik, sınıf ve siyasi düşünce ayrımı yapmaksızın tüm bireylerin haklarına saygı göstermesi ve eşit davranması beklenmektedir. Bu tüm öğrencilerin ve personelin daha özgür ve daha huzurlu bir ortamda eğitim görmeleri ve çalışmalarını sağlamak adına çok önemlidir.
Öğretim görevlilerinden öncelikli olarak profesyonellik ilkelerine uymaları beklenmektedir. Öğrencilerimize en yüksek kaliteli eğitimi verebilmek için, akademik kadromuzun motivasyonunun yüksek olması ve misyon, vizyon ve hedeflerimiz doğrultusunda çalışması gerektiğine inanıyoruz. Öğretim görevlilerinden görev ve sorumluluklarını zamanında ve uygun bir şekilde yerine getirmeleri beklenmektedir. Ekip ruhunun hâkim olduğu bir ortamda öğretim görevlilerimizin karşılıklı destek, yardım ve işbirliği içinde çalışmalarının gerekli olduğuna inanıyoruz. Ne derecede tecrübeli olduklarına bakılmaksızın öğretim görevlileri mesleki gelişime ve alanlarındaki ilerlemelere açık olmalıdır. Bu sebeple, öğretim görevlilerimizden eğitim programlarımızın gelişimi için yapılan çalışmalara iştirak etmelerini beklemekteyiz.

Öğrencilerimize en yüksek kaliteli eğitimi verebilmek için, öğretim görevlilerimizden girdikleri her derste her bir öğrenciye ait devamsızlık ve değerlendirme notları ile ilgili kayıtları akademik çeyrek boyunca güncel tutmaları beklenir. Kayıtlar, otomasyon sistemine doğru bir şekilde girilmenin yanı sıra, basılı nüsha şeklinde de muhafaza edilmelidir. Kayıtların tutulmasına yönelik prosedürler aşağıda verilmiştir.

2.1 Öğrenci Devamsızlık Kaydı

Öğrenci devamsızlık kayıtları her ders saatinde alınmalı ve doğru bir şekilde hem basılı nüsha olarak hem de otomasyon sisteminde saklanmalıdır. Öğretim görevlileri, derse girecekleri sınıfların yoklama listelerini her çeyrek başında alır. Öğrenciler katıldıkları her ders saati için imza atmalıdırlar. Öğretim görevlileri, yoklama kayıtlarını otomasyon sistemine girmekle sorumludur. Öğretim görevlileri otomasyon sistemine adresinden kimlik numaraları ve şifreleri ile giriş yapabilirler.

Öğrenciler her çeyrek derslere en az %85 katılım sağlamak zorundadır. Final sınavlarına girip bir sonraki seviyeye geçebilmeleri buna bağlıdır. Devamsızlık sınırını aşan öğrenciler, sistemde başarısız sayılırlar ve sınav notlarının ortalamasına bakılmaksızın o seviyeyi tekrar etmek zorundadır. Bu katı devamsızlık politikası söz konusu olduğunda, öğretim görevlilerinin yoklama kayıtlarını hatasız tutmaları ve otomasyon sistemine düzenli olarak girmeleri çok önemlidir.

Haftalık devamsızlık kayıtları, en geç bir sonraki Pazartesi saat 17:00’ye kadar girilmelidir. Öğrenciler yalnızca geldi veya gelmedi olarak işaretlenmelidir ve diğer seçenekler için idarenin özel izni alınmalıdır. Her çeyrek sonunda yoklama kayıtlarının basılı nüshaları, öğrenci imzalarıyla birlikte arşivleme işlemi için Melih Yener’e teslim edilmelidir.

2.2 Değerlendirmeler ve Sınavlar

Yoklama kayıtlarının yanı sıra, öğretim görevlilerinin değerlendirme ve sınav kayıtlarını da muhafaza etmeleri beklenir. Akademik çeyrek boyunca yapılan sınav ve değerlendirmelerin basılı nüshaları saklanmalı ve sınav sonuçlarının açıklanmasından sonraki üç gün içerisinde arşivleme işlemi için İdari Birimde Öğrenci İşlerine teslim edilmelidir. Ayrıca öğretim görevlileri sınav ve değerlendirme sonuçlarını otomasyon sistemine zamanında girmelidir. Girilen sınav sonuçları otomasyon sisteminde öğrencilere ilan edilip sonuçlandırılmadan önce kaydedilip iki defa kontrol edilmelidir.

Belirli sınavlarda öğretim görevlileri sınav zarflarını Test Ofise geri götürmelidir. Test Ofis bu zarfları, sınavı değerlendirecek olan öğretim görevlilerine dağıtır. Bu prosedür sınavdan önce belirlenir ve bütün öğretim görevlileri tarafından takip edilmelidir.

Üniversitenin resmi çalışma saatleri aşağıdaki gibidir. Bu saatler Rektörlük tarafından ulusal kanunlara göre belirlenir ve YDYO yönetimi tarafından uygulanır. Bütün öğretim görevlilerinden, yönetim tarafından özel bir izin verilmediği sürece bu çalışma saatlerine uymaları beklenir.
Sabah: 08.00 – 12.00
Öğle arası: 12.00 – 13.00
Öğleden sonra: 13.00 – 17.00

Öğretim görevlilerinin, izin alma veya işe gelmeme durumları her koşulda yönetimin izni dâhilinde olmalıdır. Programda belirtilen bir ders verme görevleri olmasa bile, şehir dışına seyahat etmek için resmi izin almak zorundadırlar. Öğretim görevlileri, izne ayrılma ve resmi izin alma süreçleri ile ilgili soruları için Müdür Yardımcıları ile iletişime geçebilirler.
Yıllık İzin ve Mazeret İzni
En az bir yıl boyunca görev yapan öğretim görevlileri yirmi (20) güne kadar yıllık izne ayrılma hakkına sahiptir. Bütün yıllık izin talepleri, talep edilen izin tarihinden önce YDYO tarafından önceden onaylanmalıdır. Görev sürelerinin ilk on yılı içerisinde yıllık izin hakkı yirmi (20) gündür. On yılı dolduran öğretim görevlileri için bu süre otuz (30) güne yükselir.
Yıllık izin, içinde bulunulan yıl veya takip eden yıldan kullanılabilir. Aksi halde kullanılmayan yıllık izinler silinir. Örneğin, 2019 yılı içerisinde alınacak yıllık izinler 2019 ve 2020 yılına ait yıllık izinlerden alınabilir; 2021 yılına ait izin günlerinden yıllık izin kullanılamaz.
Görev süresinde bir yılı doldurmayan öğretim görevlilerinin yıllık izin alma hakkı yoktur. Bu durumlarda on (10) güne kadar mazeret izni alınabilir. Mazeret izni almak için, öğretim görevlisi mazeret izin talebini belirten bir dilekçeyle YDYO yönetimine başvurmalıdır.
Akademik takvim günlerinde ne yıllık izin ne de mazeret izni alınamaz. Fakat istisnai durumlarda ( ölüm, sağlık sorunları gibi) öğretim görevlileri akademik takvim günlerinden mazeret izni alabilir. Bu tür bir iznin alınması ve dersin yapılamaması halinde, yapamadığı öğretim görevlisi ders için
• en kısa zamanda bir telafi dersi düzenlemeli, ve
• kaçırılan dersin başka bir öğretim görevlisi tarafından telafi edilmesi için YDYO yönetimi ve birlikte çalıştığı diğer öğretim görevlileri ile konuşmalıdır.
Hastalık
İzni Sağlık sorunlarından dolayı derse giremeyen öğretim görevlilerinin aynı gün içerisinde bir sağlık raporu teslim etmeleri gerekir.
Anne adayları için 16 haftalık (8 hafta doğumdan önce ve 8 hafta doğumdan sonra olmak üzere) doğum izni verilir). Doğum izni, beklenen doğum tarihinden 3 hafta önce alınmalıdır. Doğum izni ile ilgili bütün belgeler YDYO yönetimine teslim edilmelidir.
Doğum izninin bittikten sonra öğretim görevlilerine süt izni verilir. Doğumdan sonraki ilk 6 ay içerisinde, emzirme ve bebek bakımı amacıyla günlük 3 saatlik izin verilir. İlk 6 ayın ardından, süt izni sonraki 6 ay boyunca günlük 1,5 saate indirilir.
Akademik Konferanslara Katılım
Öğretim görevlileri akademik ve mesleki gelişim amacıyla akademik kongre, konferans, seminerlere ve benzer faaliyetlere katılmak için izin alabilirler. Bir haftaya kadar olan yurt içi konferans ve faaliyetler için öğretim görevlileri YDYO yönetiminden izin alabilir. Akademik konferanslara katılma talepleri YDYO Müdür tarafından onaylanmalıdır. Uluslararası ve 7 günü aşan konferans ve faaliyet izinleri için Rektörlüğün onayı alınmalıdır.
Bu tür etkinliklerde sunum yapan veya poster sunan öğretim görevlilerinin masrafları, Rektörlük tarafından belirlenen bir meblağa kadar karşılanabilir. Yurt içi ve yurt dışı etkinlikler için yapılacak olan bütün ödemeler Rektörlük tarafından onaylanmalıdır. İlgili akademik yılda bir bütçe kısıtlaması olmadığı takdirde, öğretim görevlilerinin yılda 2 etkinlik (1 yurtiçi ve 1 yurt dışı veya 2 yurtiçi) için ödeme alma hakları vardır.
Bu tür etkinlikler için yapılacak izin talepleri söz konusu etkinlik tarihinden en az bir ay önce yapılmalıdır.

4.1 Devamsızlık Telafisi

Sağlık veya izin durumlarından ötürü yapılamayan dersler için, mümkünse, bir telafi programı yapılması beklenir. Öğretim görevlileri meslektaşlarından, giremeyecekleri dersi onların yerine telafi etmelerini veya birbirlerinin yerine derse girmeyi isteyebilirler. Bu tür ayarlamaları yapmak ve yönetimden gerekli izni almak öğretim görevlisinin sorumluluğundadır. Ders programı ile ilgili yapılacak her türlü değişiklik veya karşılıklı derslerin değiştirilmesi, söz konusu ders saatinden önce yönetimden alınması gereken onaya tabidir.

Uzayan devamsızlık halinde ve/veya gerekli olduğu durumlarda, yönetim diğer öğretim görevlileri ders telafisi için görevlendirebilir.

4.2 Telafi Dersleri

Öğretim görevlileri, telafi derslerini yapmadan önce telafi formu doldurmalıdır. İzin talebi önceden idareye bildirilip ön onay alınmışsa, bu form devamsızlığın yapılacağı ders saatinden önce doldurulup onay için yönetime teslim edilmelidir. Hastalık veya acil durumlar gibi önceden belirlenip onaylanması mümkün olmayan durumlarda, öğretim görevlisi görevine döner dönmez ilgili belgeleri doldurup idareye teslim etmelidir.

Telafi dersleri genellikle Pazartesi – Cuma arası normal ders saatlerinden sonra yapılır ve akademik takvimin bitiminden önce tamamlanmalıdır.

Sıradaki bölümde, toplantı çeşitleri ve toplantıların kaydedilmesi ve toplantı verilerinin dosyalanması için gerekli olan formlar açıklanmaktadır. Her yıl eğitim, ölçme, kalite faaliyetleri ve stratejileri görüşmek için farklı seviyeler arasında yıl boyunca akademik personel tarafından çeşitli toplantılar yapılır. Toplantı gündemleri, toplantılardan önce belirlenip paylaşılır ve önceden belirlenen bir not tutucu tarafından toplantı tutanakları alınır. Toplantı tutanakları ve bir özet raporu gelecekte referans olması için bir araya getirilir ve elektronik sisteme kaydedilir. Toplantı gündemlerinin yanı sıra düzenli toplantılar da personelin görevlerini görüşüp yerine getirmesi için yeterli bir süre tanınmasını sağlar.

Düzenlenen toplantılar ve bu toplantıların kaydedilip arşivlenmesi için izlenen adımlar genel hatları ile aşağıda açıklanmıştır.

Yönetim Kurulu toplantıları YDYO’nun mevcut durumu ve gelişimini tartışmak için yıl boyunca düzenlenir. Bu toplantılar YDYO müdürü tarafından yönetilir ve kurul üyeleri katılım sağlar. Belirli bir program izlenmez fakat Müdür tarafından düzenli aralıklarla toplantı çağrısı yapılır. Bu nedenle yılda kaç toplantı yapılacağı ve bu toplantıların içeriği değişkenlik gösterebilir.

Koordinatör toplantıları ilgili birim, koordinatörler ve YDYO yönetimi arasındaki iletişimi sağlamak için yapılır. Bu toplantılar Müdür Yardımcıları tarafından yönetilir ve birim ve ofis koordinatörleri tarafından katılım sağlanır. Bu toplantılarda, koordinatörler ve yönetim YDYO bünyesinde bütün beceriler ile ilgili işbirliği ve istikrarın sağlanması için müfredat, ödevler, materyaller ve amaçları tartışır. Koordinatörlerden toplantı öncesinde ilgili beceri ile ilgili rapor hazırlamaları istenir ve bu bilgiler Koordinatör toplantılarında paylaşılıp görüşülür. Toplantıların tarih ve saatleri YDYO yönetimin tarafından önceden belirlenip katılacak kişilerle paylaşılır.

Birim ve Ofis toplantıları ilgili becerinin müfredat tasarımı, ödevleri, materyalleri ve amaçlarını tartışmak için her Birim ve/veya Ofis için düzenli olarak yapılır. Toplantılar Koordinatör tarafından yönetilir ve ekip üyelerinin katılımı ile gerçekleşir. Toplantının tarih ve saati koordinatör tarafından önceden belirlenip ekip üyeleri ile paylaşılır. Bu toplantılarda üyelerden bir önceki çeyreğin faaliyetleri üzerine düşüneceklerini paylaşıp dersin gelişim için önerilerde bulunmaları istenir.

Öğretim görevlileri toplantıları YDYO eğitim kadrosunu her bir beceri dersinin müfredatı, tasarımı ve beklentileri ile ilgili bilgilendirip eğitmek için düzenlenir. İlgili birim koordinatörleri tarafından düzenlenir ve tüm öğretim görevlilerinin katılımı ile gerçekleştirilir. Öğretim görevlilerinden, iletişimi geliştirmek, beklentileri açıkça ifade etmek ve her bir der sile ilgili geribildirim vermeleri için bu toplantılara katılmaları beklenir. Bu toplantıların amacı öğretmenleri, öğretecekleri veya yıl içerisinde başkasının yerine telafi etmek durumunda kalabilecekleri beceriler için hazırlamaktır. Toplantı tarih ve saatleri ilgili koordinatör tarafından belirlenip önceden duyurulur.

Bu dört toplantı türüne ke olarak akademik yıl boyunca başka toplantılar da düzenlenir. Bunlar YDYO idari konuları, mesleki gelişim fırsatları, konuk konuşmacılar ve yıl boyunca meydana gelebilecek diğer konuların da dahil olduğu seminer, sunumlar ve atölyelerdir. Bu toplantılara kimin başkanlık edeceği, tarih ve saatleri esnektir ve bu nedenle sabit bir program izlenmez.

5.2 Toplantı Belgeleri ve Belgelerin Dosyalanması

Yukarıda bahsedilen her toplantı türü için, toplantı belgeleri, kurumsal yapı içerisinde açık iletişim kanallarının oluşturulması için aşağıda bahsedilecek olan prosedürler takip edilerek kaydedilmeli ve dosyalanmalıdır. Toplantı belgeleri, çeşitli seviyelerde açık ve etkili iletişimin sağlanması için toplantılarda yapılan tartışmalar ve alınan kararların yazılı olarak kaydedilmesini sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.
Her toplantı için gerekli olan üç belge vardır. Bunlar:

1.Toplantı gündemi, toplantı tarihinden önce toplantı başkanı tarafından hazırlanıp katılımcılara dağıtılır. Toplantı gündeminin amacı, toplantıdan önce katılımcılara konuları açıklamak ve tartışılacak gündemlerle ilgili hazırlık yapmaları için yeterli süreyi tanımaktır.
2.Toplantı Tutanakları toplantı sırasından önceden belirlenen bir not tutucu tarafından yazılır. Not tutucu her toplantı için belirli bir kişi olabileceği gibi bu görev dönem boyunca farklı kişiler arasında dönüşümlü olarak yerine getirebilir. Not tutucunun ismi toplantı gündemi ile birlikte önceden duyurulur ve kendisinden tartışılan konuları ve alınan kararları tutanak formuna kaydetmesi beklenir. Bütün katılımcılar bu tutanağı paraflar.
3.Özet Raporu toplantının hemen ardından toplantı başkanı veya bir katılımcı tarafından hazırlanır. Özet raporu, toplantıda tartışılan konulara ve alınan kararlara yönelik genel bir bakış açısı sunar. Resmi amaçlar ve toplantıya katılamayanlara bir kaynak olması amacıyla toplantının özet kaydı niteliğindedir. Tüm katılımcıların özet raporunu imzalaması gereklidir.

Bu üç belge ilgili koordinatör veya toplantı başkanı tarafından hem basılı hem de dijital nüsha olarak doğru şekilde arşivlenmelidir. Her belgenin basılı nüshası muhafaza edilmeli ve dijital kopyalar da ortak sürücü O-Drive’da Toplantılar klasörüne yüklenmelidir. Bütün katılımcılar, arşivlenmeden önce toplantı tutanaklarını paraflamalı ve özet raporlarını imzalamalıdır.

YDYO’da elektronik iletişim iki kanal aracılığıyla sağlanır: Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve e-posta. Her ikisi ile ilgili gerekli bilgiler aşağıda verilmiştir:

6.1 Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Düzenli toplantıların yanı sıra, özellikle idari konularda ve idari görevlerin verilmesinde YDYO içerisindeki iletişimi sağlamak için Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanılır. EBYS, birimler içerisinde ve arasında resmi iletişimin yönetilmesi için Türkiye’deki birçok resmi kurumda kullanılan çevrimiçi bir sistemdir. YDYO bünyesindeki iç iletişimi sağlamanın yanında, EBYS Rektörlük ve YDYO gibi farklı birimler arasındaki iletişimi de kolaylaştırır. EBYS resmi iletişim ve görevlerin dağıtımı açısından profesyonel, uygun ve erişimi kolay bir platformdur.

Bütün kadro üyeleri (idari ve akademik) IT Departmanının yardımı ile sisteme otomatik olarak kaydedilirler. Personel EBYS web sitesine BTU e-posta adresleri ve şifreleri ile erişebilirler. Görevlendirmeler ve resmi duyurular, personele sistem üzerinden iletilir ve personel görevin iletildiğine dair bir onay maili alır. EBYS web sitesine giriş yapılarak resmi duyuru veya görevlendirmeye dair belgelere erişilebilir.

EBYS aracılığıyla resmi ileti YDYO yönetimi tarafından bölüm personeline yönlendirilir. Öğretmenlerin EBYS hesaplarını düzenli olarak kontrol ettikleri ve kendilerine gönderilen herhangi bir görevi buradan takip ettikleri varsayılır.

6.2 E-posta İletişimi

EBYS resmi idari görevler için kullanılırken, personelden BTU e-posta adresleri aracılığıyla düzenli profesyonel bir iletişim içinde olmaları beklenir. Personele YDYO’da göreve başlamalarının üzerine bir e-posta adresi verilir ve BTÜ web sitesi üzerinden erişim sağlanır. Personel idari görevlerin yansıra toplantı, sınavlar, materyaller veya eğitim hedeflerinin gerçekleştirilmesine yönelik diğer konularla ilgili bilgiler için e-postalarını düzenli olarak kontrol etmelidir.